1. Postanowienia wstępne i definicyjne

a) Głównym Organizatorem Pokazu Cosplay podczas konwentu Pasja Minicon 2023 (zwanego dalej „Pokazem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143 (zwana dalej „Organizatorem”). Realizacją Pokazu zajmują się pracownicy i wolontariusze Biblioteki.

b) Wszystkich Uczestników Pokazu obowiązuje regulamin Biblioteki (https://bibliotekagdynia.pl/pl/o-bibliotece/regulamin-korzystania-z-biblioteki), regulamin wydarzeń i imprez organizowanych przez Bibliotekę (https://www.bibliotekagdynia.pl/pl/o-bibliotece/regulamin-wydarzen-i-imprez-organizowanych-przez-miejska-biblioteke-publiczna-w-gdyni) i regulamin Pasja Minicon (https://pasjaminicon.pl/regulamin-pasjaminicon/). Niniejszy regulamin korzysta z określeń i zasad zdefiniowanych w powyższych regulaminach.

c) Pokaz odbędzie się w trakcie konwentu Pasja Minicon 2023 (3-4 listopada 2023 roku).

d) Pokaz odbędzie się w Bibliotece z Pasją (al. Zwycięstwa 96/98 (PPNT, bud. IA) 81-451 Gdynia) lub w pomieszczeniach udostępnionych przez Centrum Konferencyjne Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego (PPNT) al. Zwycięstwa 96/98 81-451 Gdynia.

e) Zadaniem Uczestników Pokazu jest zaprezentowanie kostiumu.

f) Dedykowany adres mailowy do korespondencji z Organizatorem: program@pasjaminicon.pl. W tytule wiadomości należy zamieścić słowa: “Pokaz Cosplay”.

2. Uczestnictwo w Pokazie Cosplay

a) Uczestnictwo w Pokazie jest bezpłatne.

b) Pokaz  jest przeznaczony dla osób, które samodzielnie lub przy pomocy osób trzecich tworzą stroje, przebierają się w nie i odgrywają wybrane przez siebie postacie. Dopuszczalne są wszystkie stroje kupne lub wykonane przez osoby trzecie. Nie ma ograniczeń w kwestii własnoręcznego wykonywania strojów.

c) Prezentowane kostiumy muszą przedstawiać postacie z powszechnie dostępnych źródeł kultury. Dozwolone jest czerpanie inspiracji z książek, komiksu, gier, filmów (w tym animowanych), seriali i ilustracji. W razie wątpliwości czy postać kwalifikuje się do danych źródeł, prosimy o kontakt z Organizatorami.

d) Dopuszcza się zaprezentowanie kostiumu, który był już wcześniej prezentowany na innych konkursach lub pokazach oraz zdobywał w nim nagrody. Nie ma limitu czasowego od czasu premiery kostiumu.

e) Prezentacja i strój nie mogą zawierać motywów powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe, a także nie mogą zawierać odwołań politycznych, obrażać mniejszości seksualnych oraz etnicznych.

f) Organizator może wyrazić zgodę na użycie modela lub modelki celem prezentacji stroju, w przypadku gdy Uczestnik z wyprzedzeniem zgłosi Organizatorowi trudności z samodzielnym wystąpieniem.

g) Każdy Uczestnik może zgłosić jeden strój.

h) Udział w Pokazie oznacza akceptację niniejszego regulaminu Pokazu Cosplay, regulaminu Biblioteki (https://bibliotekagdynia.pl/pl/o-bibliotece/regulamin-korzystania-z-biblioteki), regulaminu wydarzeń i imprez organizowanych przez Bibliotekę (https://www.bibliotekagdynia.pl/pl/o-bibliotece/regulamin-wydarzen-i-imprez-organizowanych-przez-miejska-biblioteke-publiczna-w-gdyni), regulaminu Pasja Minicon (https://pasjaminicon.pl/regulamin-pasjaminicon/)  i stanowi wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Uczestnika oraz zgodę na publikację wizerunku na stronie Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni pod adresem www.bibliotekagdynia.pl oraz stronie konwentu pasjaminicon.pl, na stronie społecznościowej w serwisie Facebook pod adresem www.facebook.com/BibliotekaGdynia/, wydarzeniu pod adresem https://www.facebook.com/events/790697652724964 oraz stronie społecznościowej Ratel Squad: https://www.facebook.com/ratelsquad; w serwisie Instagram pod adresem https://www.instagram.com/bibliotekagdynia oraz https://instagram.com/pasjaminicon/.

i) Osoby niepełnoletnie mogą wziąć udział w pokazie pod warunkiem przedstawienia pisemnej zgody rodziców lub prawnego opiekuna (formularz można pobrać pod tym linkiem, podpisany skan lub zdjęcie dokumentu  należy podpiąć do formularza zgłoszeniowego, a dokument przedłożyć Organizatorom Pokazu w dniu wydarzenia). Osoby poniżej 12 roku życia mogą wziąć udział w pokazie wyłącznie przy obecności rodzica lub opiekuna prawnego.

3. Przebieg Pokazu

a) Pokaz podzielony jest na trzy etapy: nadsyłanie zgłoszeń, selekcję zgłoszeń i pokaz.

b) Do Pokazu zostanie wytypowane 30 kostiumów ze wszystkich nadesłanych zgłoszeń.

c) Zgłoszenie będą przyjmowane do 06.10.2023 r. do godziny 23:59 poprzez formularz dostępny na stronie internetowej:  https://cutt.ly/PokazCosplay. Zgłoszenia wysłane po terminie nie będą brane pod uwagę.

d) Zgłoszenia powinny zawierać dokładny opis stroju oraz grafiki referencyjne prezentujące postać, której kostium jest odtwarzany. Zgłoszenia niekompletne nie będą brane pod uwagę.

e) Uczestnicy Pokazu podzieleni zostaną na trzy kategorie w zależności od stopnia samodzielnej pracy włożonej w wykonanie stroju:

i) handmade – strój wykonany w całości lub prawie w całości samodzielnie (dopuszczalne są zakupione buty, soczewki, peruka),

ii) mieszany – strój wykonany samodzielnie w mniej niż 75% (stroje wykonane na bazie gotowych elementów, tj. przeróbka gotowych ubrań, rekwizytów, elementy wykonane przez osoby trzecie),

iii) kupione – stroje kupione, z niewielkimi modyfikacjami.

f) Organizator dokonuje wyboru Uczestników, którzy wezmą udział w pokazie do 20.10.2023 r. do godziny 23:59. Wyniki tego etapu zostaną przekazane Uczestnikom drogą mailową (z adresu: program@pasjaminicon.pl). Wymagane jest zwrotne potwierdzenie Uczestnictwa drogą mailową, w przeciwnym wypadku Uczestnik nie może wziąć udziału w Pokazie.

g) Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru dodatkowych Uczestników z osób niezakwalifikowanych w przypadku, gdy osoba zakwalifikowana nie potwierdzi swojego uczestnictwa, bądź z przyczyn losowych nie będzie mogła wziąć udziału w Pokazie.

h) W trakcie Pokazu uczestnicy biorą udział w prezentacji scenicznej. Inaczej, występie na scenie typu catwalk, prezentującym kostium/postać przed publicznością. Oprócz tego Uczestnik może zostać zaproszony do krótkiej rozmowy z osobą prowadzącą.

i) W dniu Pokazu Uczestnicy są zobowiązani do osobistego zgłoszenia się koordynatorom Pokazu nie później niż jedną godzinę przed startem właściwego Pokazu.

j) Jeżeli uczestnik wie, że nie będzie mógł wziąć udziału w Pokazie, jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Organizatora.

k) Przed Pokazem planowana jest próba dla Uczestników, w trakcie której Uczestnicy będą mogli zaznajomić się ze sceną bez udziału publiczności.

l) Indywidualny czas oraz kolejność występu podane Uczestnikom w e-mailach przed Pokazem są poglądowe i mogą ulec zmianie w zależności od przebiegu Pokazu. Uczestnicy będą na bieżąco informowani o zmianach.

4. Występy sceniczne

a) Uczestnicy występują na scenie indywidualnie. Wyjątkiem mogą być Uczestnicy poniżej 12 roku życia bądź osoby, które na etapie przyjmowania zgłoszeń zaznaczyły, że potrzebują pomocy bądź asysty (punkt “Czy potrzebujesz pomocy/asysty…”).

b) Prezentacja w trakcie Pokazu ma formę przejścia typu catwalk z przystankami na pozowanie dla publiczności i fotografów.

c) Do dyspozycji Uczestników będzie mała przestrzeń “za kulisami”, gdzie będzie możliwość przygotowania się tuż przed pokazem (doczepienie elementów, dostrojenie się). Jednak nie będzie ona pełniła roli przebieralni. Dostęp będzie do niej możliwy wyłącznie w trakcie próby i Pokazu.

d) W trakcie prezentacji Uczestnika planowane jest wyświetlanie grafiki zawierającej: grafikę referencyjną postaci (tzw. refkę), imię/pseudonim uczestnika i jego social media zgodnie z podanymi w formularzu zgłoszeniowym informacjami. W razie chęci zmiany powyższych danych prosimy o kontakt z Organizatorem nie później jak do 26.10.2023 do godziny 23:59.

5. Zakazy obowiązujące podczas Pokazu

a) Uczestników obowiązuje bezwzględny zakaz:

• używania otwartego ognia,
• używania świec dymnych,
  rozlewania płynnych substancji,
• chodzenia z obnażonymi ostrzami,
• wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (z wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.

b) Uczestnik nie może być pod wpływem alkoholu oraz żadnych innych środków odurzających.

c) Niedopuszczalne jest używanie wulgarnego języka oraz zachowanie obsceniczne lub naruszające dobra osób trzecich.

d) Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie Uczestnika Pokazu.

6. Zasady ogólne

a) W zależności od rangi przewinienia Organizatorzy mogą wystosować upomnienie, odmówić dalszego udziału w Pokazie lub wyprosić z terenu konwentu Pasja Minicon i/lub odmówić udziału w kolejnych edycjach Pokazu.

b) Osoby nietrzeźwe lub znajdujące się pod wpływem jakichkolwiek środków odurzających, a także zachowujące się w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i zasadami kultury oraz niestosujące się do postanowień obowiązujących regulaminów (określonych w punkcie 1b), mogą zostać usunięte z terenu Konwentu oraz pozbawione prawa uczestnictwa przez Bibliotekę i występujących w jej imieniu moderatorów oraz Wolontariuszy.

7. Dane osobowe

a) Wysyłając formularz zgłoszeniowy na pokaz, Uczestnik akceptuje fakt, że Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni (Organizator) staje się administratorem jego danych osobowych. Ochrona Państwa danych osobowych jest zgodna z przepisami prawa z dnia 25 maja 2018r, wynikających z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

b) Dane osobowe przetwarzane przez organizatora to:

• imię i nazwisko,
• adres mailowy,
• numer telefonu,
• nazwa kont profili społecznościowych (jeśli dotyczy).

c) Zgoda na wszelkie dodatkowe dane osobowe, niezbędne do prawidłowej organizacji konwentu Pasja Minicon będą wysyłane do Uczestników w wiadomości email.

d) Dane osobowe Uczestników, wymienione w punkcie 7b, będą przetwarzane w celach:

• organizacji oraz przeprowadzenia Pokazu,
• kontaktu z Uczestnikami,
• sporządzenia statystyk dotyczących imprezy,

e) Podanie tych danych jest dobrowolne, lecz warunkiem niezbędnym do wzięcia udziału w Pokazie.

f) Każdy Uczestnik, dokonując zgłoszenia do Pokazu, oświadcza, że został poinformowany o prawie:

• dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie, a także prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• W celu skorzystania ze swoich praw Uczestnik powinien skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – iod@bibliotekagdynia.pl.

g) Dane osobowe Uczestników pokazu będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia Pokazu a także do czasu publikacji wizerunku Uczestników na wyżej wymienionych stronach i portalach społecznościowych.

8. Postanowienia końcowe

a) Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują pracownicy i wolontariusze Biblioteki.

b) Powyższy regulamin obowiązuje Uczestników, Wolontariuszy i Organizatorów.

c) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne Uczestników Konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą wyłącznie ich sprawcy lub, w przypadku osób niepełnoletnich, ich prawni opiekunowie.

d) Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki.

e) Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności i nie utożsamiają się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników podczas trwania Pokazu.

f) Uczestnik Pokazu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku w publikacjach poligraficznych i elektronicznych na potrzeby promocji Konwentu i Biblioteki oraz na potrzeby relacji z Konwentu przez zaproszone media, bez ograniczeń czasowych i geograficznych.

g) Przystępując do udziału w pokazie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowego Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności ani z obowiązku jego przestrzegania.

h) W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania Pokazu, zmiany daty i/lub miejsca bez wcześniejszego uprzedzenia.

i) Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych przed rozpoczęciem Pokazu.

j) W kwestiach spornych Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji.

k) W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

l) Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu (pasjaminicon.pl).