1. Postanowienia ogólne

a) Głównym Organizatorem Konwentu Pasja Minicon 2026 (zwanego dalej “Konwentem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143 (dalej: “Biblioteka”).

b) Na terenie Strefy Wystawców obowiązuje regulamin konwentu Pasja Minicon 2026 [LINK], regulamin Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni oraz Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego Gdynia (dalej: “PPNT”).

2. Zgłoszenia

a) Aby zgłosić chęć udziału w Strefie Wystawców na Konwencie, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy [LINK].

b) Do Strefy Wystawców zgłosić się mogą tylko osoby pełnoletnie.

c) Zgłoszenia do Strefy Wystawców przyjmowane są do 30 września 2026 r.

d) Informacje o akceptacji lub odrzuceniu zgłoszenia zostaną wysłane pocztą elektroniczną w przeciągu kilku dni po zamknięciu zgłoszeń na adres e-mail podany w formularzu.

e) Liczba miejsc w Strefie Wystawców jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia do współpracy wybranych wystawców.

f) Do Strefy Wystawców mogą zgłosić się artyści i rzemieślnicy oferujący sprzedaż swoich dzieł lub chcący zaprezentować swoją twórczość uczestnikom Konwentu bez prowadzenia sprzedaży.

g) W Strefie Wystawców są 2 typy stoisk: „Zwykłe” (1 ławka) i „Mini Mini” (pół ławki).

h) W przypadku akceptacji zgłoszenia wystawca jest zobowiązany:

h.1) Dostarczyć swoje logo lub grafikę reklamową oraz krótki opis promujący jego stoisko w formacie zgodnym z wytycznymi podanymi w e-mailu akceptującym zgłoszenie w terminie maksymalnie 10 dni od otrzymania akceptacji zgłoszenia. Organizator będzie wykorzystywał nadesłane materiały do promowania udziału wystawcy w Konwencie.

h.2) Zamieścić na swoim profilu w mediach społecznościowych publicznie dostępną informację o udziale w Konwencie wraz z odnośnikiem do wydarzenia na Facebook [LINK] i hashtagiem #pasjaminicon najpóźniej do 1 listopada 2026 r.

h.3) Dostarczyć nagrodę dla uczestników Konwentu przed lub najpóźniej pierwszego dnia wydarzenia 6 listopada 2026 r. do Biblioteki z Pasją, adres PPNT bud.1a, al. Zwycięstwa 96/98, 81-451, Gdynia. (Dotyczy tylko wystawców sprzedających towar.)

h.4) Jeśli Wystawca otrzyma stoisko typu “Mini Mini”, nie ma możliwości zmiany Wystawcy do pary przy danym stole.

i) Niespełnienie warunków określonych w pkt h), w szczególności niedotrzymanie wymienionych terminów, jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Strefie Wystawców.

3. Strefa Wystawców

a) Strefa Wystawców będzie znajdowała się w holu budynku PPNT bud. 2 i 3.

b) Organizator oraz PPNT nie odpowiadają za towary oraz przedmioty należące do wystawcy. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swojego stoiska we własnym zakresie.

c) Na noc pomiędzy 6 i 7 listopada wystawcy mogą przechować swoje towary oraz stoiska w wyznaczonym do tego pomieszczeniu. Pomieszczenie będzie zamknięte i znajdować się będzie w strzeżonym budynku. Towary należy przenieść samodzielnie, tylko w wyznaczonych godzinach i odebrać na pół godziny przed rozpoczęciem konwentu w drugim dniu wydarzenia.

d) Wystawca będzie mógł promować swoje prace i produkty w obrębie swojego stoiska. Dopuszczalna jest aranżacja z pomocą stojaków, potykaczy czy innych sprzętów niewymagających zasilania oraz niepowodujących niepotrzebnego hałasu. Takie sprzęty muszą znaleźć się wewnątrz wyznaczonego stanowiska.

e) Nie dopuszcza się możliwości przyklejania plakatów, banerów lub innych druków na ścianach budynku.

f) Każdemu z wystawców przydzielone zostanie miejsce na rozstawienie stoiska. Bez wiedzy i zgody organizatora nie można zmieniać miejsca i przesuwać stołów.

g) Wystawca ma obowiązek stosować się do wymogów przeciwpożarowych i nie zastawiać dróg ewakuacyjnych. Niezastosowanie się do tego grozi wyproszeniem ze Strefy Wystawców.

h) Wystawca jest odpowiedzialny za zajmowaną przez siebie przestrzeń oraz przedmioty się w niej znajdujące.

i) Strefa Wystawców będzie dostępna dla uczestników:

– dnia 6 listopada w godzinach od 16:00 do 20:00.

– dnia 7 listopada w godzinach od 10:00 do 20:00.

Wystawca będzie mógł zjawić się godzinę przed otwarciem Strefy Wystawców dla uczestników, oraz pozostać godzinę po zamknięciu w celu rozłożenia oraz spakowania swojego towaru.

i) Wolontariusze Pasja Miniconu 2026 nie pomagają wystawcom przy rozstawianiu stoisk, noszeniu towaru ani promocji podczas trwania wydarzenia.

Odpowiedzi na często zadawane pytania znajdziesz pod tym linkiem FAQ [LINK].

W przypadku innych pytań prosimy o kontakt mailowy.

Formularz zgłoszenia do Strefy Wystawców znajduje się pod tym linkiem [TBA].

4. Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141-143, e-mail: sekretariat@bibliotekagdynia.pl.

2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: iod@bibliotekagdynia.pl.

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i realizacji „Konkursu fotograficznego – Cosplayowa Gdynia”, organizowanej przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Gdyni.

4. Podanie danych jest dobrowolne, lecz jest warunkiem niezbędnym do wzięcia udziału w Konkursie.

5. Udział w Konkursie oznacza zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz publikację wizerunku w materiałach promocyjnych Organizatora i Konwentu.

6. Każdy Uczestnik Konkursu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie, a także prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

7. W każdej chwili każdemu Uczestnikowi Konkursu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO lub jego prawnego następcy).

8. Organizator oświadcza, iż dane uczestników Konkursu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

Data opublikowania: 21.08.2026.