1. Postanowienia ogólne

a) Głównym Organizatorem Konwentu Pasja Minicon 2023 (zwanego dalej “Konwentem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143 (dalej: “Biblioteka”).

b) Na terenie Strefy Wystawców obowiązuje regulamin konwentu Pasja Minicon 2023, regulamin Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni oraz Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego Gdynia (dalej: “PPNT”).

2. Zgłoszenia

a) Aby zgłosić chęć udziału w Strefie Wystawców na Konwencie, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy.

b) Do Strefy Wystawców zgłosić się mogą tylko osoby pełnoletnie.

c) Zgłoszenia do Strefy Wystawców przyjmowane są do 30 września 2023 r.

d) Informacje o akceptacji lub odrzuceniu zgłoszenia zostaną wysłane pocztą elektroniczną w przeciągu kilku dni po zamknięciu zgłoszeń na adres e-mail podany w formularzu.

e) Liczba miejsc w Strefie Wystawców jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia do współpracy wybranych wystawców.

f) Do Strefy Wystawców mogą zgłosić się artyści i rzemieślnicy oferujący sprzedaż swoich dzieł lub chcący zaprezentować swoją twórczość uczestnikom Konwentu bez prowadzenia sprzedaży.

g) W przypadku akceptacji zgłoszenia wystawca jest zobowiązany:

g.1) Dostarczyć swoje logo lub grafikę reklamową oraz krótki opis promujący jego stoisko w formacie zgodnym z wytycznymi podanymi w e-mailu akceptującym zgłoszenie w terminie maksymalnie 10 dni od otrzymania akceptacji zgłoszenia. Organizator będzie wykorzystywał nadesłane materiały do promowania udziału wystawcy w Konwencie.

g.2) Zamieścić na swoim profilu w mediach społecznościowych publicznie dostępną informację o udziale w Konwencie wraz z odnośnikiem do wydarzenia na Facebook (link do wydarzenia https://www.facebook.com/events/790697652724964?ref=newsfeed) i hashtagiem #pasjaminicon najpóźniej do 1 listopada 2023 r.

g.3) Dostarczyć nagrodę dla uczestników Konwentu przed lub najpóźniej pierwszego dnia wydarzenia 3 listopada 2023 r. do Biblioteki z Pasją, adres PPNT bud. 1a, al. Zwycięstwa 96/98, 81-451, Gdynia. (Dotyczy tylko wystawców sprzedających towar.)

h) Niespełnienie warunków określonych w pkt g), w szczególności niedotrzymanie wymienionych terminów, jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Strefie Wystawców.

3. Strefa Wystawców

a) Strefa Wystawców będzie znajdowała się w holu budynku PPNT bud. 2 i 3.

b) Organizator oraz PPNT nie odpowiadają za towary oraz przedmioty należące do wystawcy. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swojego stoiska we własnym zakresie.

c) Na noc pomiędzy 3 i 4 listopada wystawcy mogą przechować swoje towary oraz stoiska w wyznaczonym do tego pomieszczeniu. Pomieszczenie będzie zamknięte i znajdować się będzie w strzeżonym budynku. Towary należy przenieść samodzielnie, tylko w wyznaczonych godzinach i odebrać na pół godziny przed rozpoczęciem konwentu w drugim dniu wydarzenia.

d) Wystawca będzie mógł promować swoje prace i produkty w obrębie swojego stoiska. Dopuszczalna jest aranżacja z pomocą stojaków, potykaczy czy innych sprzętów niewymagających zasilania oraz niepowodujących niepotrzebnego hałasu. Takie sprzęty muszą znaleźć się wewnątrz wyznaczonego stanowiska.

e) Każdemu z wystawców przydzielone zostanie miejsce na rozstawienie stoiska. Bez wiedzy i zgody organizatora nie można zmieniać miejsca i przesuwać stołów.

e) Wystawca ma obowiązek stosować się do wymogów przeciwpożarowych i nie zastawiać dróg ewakuacyjnych. Niezastosowanie się do tego grozi wyproszeniem ze Strefy Wystawców.

f) Wystawca jest odpowiedzialny za zajmowaną przez siebie przestrzeń oraz przedmioty się w niej znajdujące.

g) Strefa Wystawców będzie dostępna dla uczestników:
– Dnia 3 listopada w godzinach od 16:00 do 20:00.
– Dnia 4 listopada w godzinach od 10:00 do 20:00.
Wystawca będzie mógł zjawić się godzinę przed otwarciem Strefy Wystawców dla uczestników, oraz pozostać godzinę po zamknięciu w celu rozłożenia oraz spakowania swojego towaru.

h) Wolontariusze Pasja Miniconu 2023 nie pomagają wystawcom przy rozstawianiu stoisk, noszeniu towaru ani promocji podczas trwania wydarzenia.

Kontakt w sprawie Strefy Wystawców: wystawcy(at)pasjaminicon.pl

Formularz zgłoszenia do Strefy Wystawców znajduje się pod tym linkiem.