1. Postanowienia wstępne i definicyjne

a) Głównym Organizatorem Pasja Miniconu (zwanego dalej “Konwentem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143 (dalej: “Biblioteka”).

b) Wszystkich uczestników Konwentu przebywających na terenie Konwentu obowiązuje regulamin Biblioteki [LINK] dostępny także do wglądu w każdej filii Biblioteki oraz niniejszy Regulamin.

c) Konwent odbywa się w Bibliotece z Pasją (al. Zwycięstwa 96/98 (PPNT, bud. IA) 81-451 Gdynia) oraz w pomieszczeniach udostępnionych przez Centrum Konferencyjne Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego (PPNT) al. Zwycięstwa 96/98 81-451 Gdynia.

2. Uczestnictwo w Konwencie

a) Uczestnictwo w Konwencie jest bezpłatne.

b) Uczestnictwo w Konwentach wymaga pobrania bezpłatnego biletu ze strony Evenea [LINK]. Liczba biletów jest ograniczona. Bilety można pobrać przed Konwentem lub w jego trakcie aż do wyczerpania ich limitu.

c) Link do strony Evenea z biletami zostanie opublikowany niepóźniej niż miesiąc przed Konwentem.

d) Każdy uczestnik powinien okazać bilet w punkcie akredytacyjnym przy ladzie bibliotecznej, gdzie zostanie on skasowany i wymieniony na identyfikator (przypinkę).

e) Uczestnicy pełnoletni otrzymają dodatkowe oznaczenie na identyfikatorze, które wykorzystane będzie do weryfikacji wieku, koniecznej przy niektórych punktach programu.

f) Przebywanie na terenie Konwentu bez identyfikatora jest dozwolone, jednakże osoby bez identyfikatorów mogą zostać wyproszone z sal prelekcyjnych lub terenu Konwentu w pierwszej kolejności w przypadku przekroczenia liczby osób, które mogą przebywać w pomieszczeniach Konwentu.

g) Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji wideo wybranych przez siebie atrakcji w celach marketingowych i promocyjnych działań Biblioteki zgodnie z regulaminem Biblioteki Gdynia.

h) Udział w wydarzeniu Pasja Minicon oznacza akceptację niniejszego Regulaminu Pasja Miniconu, Regulaminu wydarzeń i imprez organizowanych przez Bibliotekę Gdynia [LINK], a także Polityki Evenea [LINK] i stanowi wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Uczestnika oraz zgodę na publikację wizerunku na stronie Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni pod adresem www.bibliotekagdynia.pl oraz stronie konwentu pasjaminicon.pl, na stronie społecznościowej w serwisie Facebook [LINK], wydarzeniu [LINK] oraz stronie społecznościowej Ratel Squad na portalu Facebook [LINK]; w serwisie Instagram Biblioteki Gdynia [LINK] oraz profilu Pasja Miniconu w serwsie Instagram [LINK].

i) Jeżeli uczestnik jest niepełnoletni, to wraz z rodzicem lub opiekunem prawnym może wziąć udział w wydarzeniu  po uprzedniej akceptacji regulaminu.

3. Uczestnicy Konwentu

a) Uczestnicy Konwentu (dalej: “Uczestnicy”) zobowiązani są do przestrzegania regulaminu Biblioteki oraz niniejszego regulaminu Konwentu.

b) Uczestnicy zobowiązani są do noszenia identyfikatora (przypinki) w widocznym miejscu.

c) Uczestnicy poniżej 13. roku życia muszą pozostawać pod opieką rodziców lub opiekunów w trakcie trwania wydarzenia.

d) Uczestnicy niepełnoletni w wieku od 13 lat powinni posiadać wypełnioną i podpisaną przez opiekuna prawnego zgodą na uczestnictwo w Konwencie zgodną ze wzorem udostępnionym na stronie Konwentu [do pobrania: wersja WORD lub wersja PDF].

e) W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do Bibliotekarzy przy punkcie Bibliotecznym znajdującym się przy wejściu głównym do Biblioteki z Pasją.

f) Uczestnicy mogą przebywać na fizycznym terenie Konwentu w godzinach określonych w Programie Konwentu.

g) Na terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość, a wszelkie śmieci umieścić w koszach na śmieci bądź w wyznaczonych punktach zbioru odpadów.

h) Każdy Uczestnik na czas przebywania na Konwencie powinien ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.

i) Każdy Uczestnik jest zobowiązany do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom pracowników i Wolontariuszy Biblioteki (w tym Straży Miejskiej oraz Policji). Decyzje te są ostateczne, jednak można się od nich odwołać.

j) Każdy Uczestnik zobowiązany jest do traktowania pozostałych Uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z Konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.

k) Uczestnik naruszający prawo, w szczególności powodujący zagrożenie życia, zdrowia, napastujący lub naruszający dobra materialne innych, zostanie usunięty z Konwentu, a sprawa przekazana odpowiednim służbom porządkowym.

l) Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania ograniczeń wiekowych w konkretnych punktach programu. Informacje o ograniczeniach wiekowych znajdują się: w opisach tychże punktów na stronie internetowej, w folderze informacyjnym udostępnionym na stronie oraz w tabeli programowej, przy odpowiednim punkcie programu. Organizatorzy nie odpowiadają za nieprzestrzeganie tej zasady przez Uczestników. 

m) W salach znajdujących się w budynkach PPNT obowiązuje całkowity zakaz spożywania jedzenia oraz napojów.

4. Twórcy programu oraz atrakcje na Konwencie

a) Za Twórcę uznaje się każdą osobę prowadzącą bądź współprowadzącą punkt programu w czasie Konwentu.

b) Każdy Twórca na terenie Konwentu identyfikowany jest przez odpowiedni identyfikator (przypinkę o unikalnym wzorze), który zobowiązany jest nosić w trakcie Konwentu w widocznym miejscu. 

c) Twórcy zobowiązani są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana. W przypadku rażących uszkodzeń sali podczas jej wydawania, osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są niezwłocznie powiadomić o tym Bibliotekę.

d) Twórcy, którym powierzono sprzęt elektroniczny niezbędny do przeprowadzenia prelekcji, zobowiązani są do zwrócenia go w stanie, w jakim został wydany. W przypadku uszkodzenia sprzętu Twórca lub Uczestnicy mogą być obciążeni kosztami sprzętu do wartości odtworzeniowej.

e) Biblioteka zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konwentu bez konieczności wcześniejszego skonsultowania ich z Uczestnikami.

f) O zmianach w programie Biblioteka będzie informowała najpóźniej w dniu, w którym odbyć się ma dana atrakcja poprzez kanały informacyjne: Facebook (wydarzenie “Pasja Minicon 2026 [LINK]”), na tablicy informacyjnej na Konwencie oraz w punktach informacyjnych.

g) Na wybrane punkty programu (warsztaty, konkursy, sesje RPG i larp) obowiązują zapisy, do których zasady reguluje osobna instrukcja. 

h) Twórcy programu oraz atrakcji zobowiązują się do zapoznania się ze Standardami Ochrony Małoletnich oraz przedłożenia zaświadczenia o niekaralności wykonanego zgodnie z instrukcją zapewnioną przez organizatorów (Dz.U. 2023 poz. 1606).

5. Media

d) W trakcie trwania Konwentu pracownicy Biblioteki i wyznaczeni Wolontariusze będą przygotowywać relację fotograficzną i audiowizualną z Konwentu.

6. Wolontariusz

a) Za wolontariusza (“Wolontariusz”) uznaje się osoby zrekrutowane przez Bibliotekę, odpowiednio przeszkolone do pomocy w trakcie Konwentu.

b) Wolontariusz zobowiązany jest do noszenia odpowiedniego, wydanego przez Bibliotekę identyfikatora w widocznym miejscu.

c) Wolontariusze nie odpowiadają za punkty programu.

d) Wolontariusze posługują się językiem polskim i/lub angielskim.

e) Do obowiązków Wolontariuszy należą:

– służba informacyjna,
– śledzenie i udostępnianie informacji w mediach społecznościowych,
– pomoc i asysta gościom Konwentu,
– pomoc i asysta Uczestnikom,
– koordynacja bieżących wydarzeń,
– ścisła współpraca z przedstawicielami Biblioteki.

f) Wolontariusz w czasie trwania Konwentu jest przedstawicielem Biblioteki i ma prawo wyprosić z terenu Uczestnika, który łamie niniejszy regulamin lub swoim zachowaniem uniemożliwia innym korzystanie z atrakcji. Wolontariusz może też zgłosić tę osobę do Organizatorów celem rozwiązania sytuacji.

g) Wolontariusze zobowiązują się do zapoznania się ze Standardami Ochrony Małoletnich oraz przedłożenia zaświadczenia o niekaralności wykonanego zgodnie z instrukcją zapewnioną przez organizatorów (Dz.U. 2023 poz. 1606)

7. Zasady ogólne

a) Na terenie Konwentu zabrania się prowadzenia działalności politycznej oraz agitacji politycznej; osoby prowadzące taką działalność zostaną usunięte z terenu Konwentu.

b) Osoby nietrzeźwe lub znajdujące się pod wpływem jakichkolwiek środków odurzających, a także zachowujące się w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i zasadami kultury oraz niestosujące się do postanowień obowiązujących Regulaminów (określonych w punkcie 1b), mogą zostać usunięte z terenu Konwentu oraz pozbawione prawa uczestnictwa przez Bibliotekę i występujących w jej imieniu moderatorów oraz Wolontariuszy.

8. Zakazy obowiązujące na terenie Konwentu

a) Określone przez regulamin Biblioteki, paragraf 5. Zabrania się zatem na terenie Konwentu wnoszenia, jak i spożywania alkoholu, palenia papierosów oraz zażywania jakichkolwiek środków odurzających w jakiejkolwiek formie.

b) Na teren Konwentu zabronione jest wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej oraz pozbawionej cech użytkowych), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej wyposażonej w ostrze (w tym jej replik wykonanych z metalu), broni pneumatycznej (w tym replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w  Art. 4. pkt 1 ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.

c) Dopuszcza się wnoszenie tzw. broni białej bezpiecznej według poniższej definicji:
broń biała bezpieczna to replika broni białej wykonana z technologii broni bezpiecznej, czyli zrobiona z pianki lateksowej lub PU oraz z rdzenia, przy czym repliki do pchnięć, takie jak sztylety czy noże, muszą mieć miękki sztych i zabezpieczony rdzeń; repliki długiej broni drzewcowej przeznaczone do pchnięć mogą posiadać drewniane drzewce, pod warunkiem że część bojowa (grot, żeleziec) jest z pianki lub PU, a długość tłumienia poniżej części bojowej wynosi co najmniej 40 cm. Warto jednak zaznaczyć, że ostateczna decyzja co do tego, czy dana broń jest bezpieczna, jest podejmowana przez organizatorów na miejscu i oznaczana w odpowiedni sposób.

d) Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania otwartego ognia.

e) Samodzielne naklejanie plakatów, ogłoszeń i tym podobnych na fizycznym terenie Konwentu bez zgody Biblioteki jest zabronione.

f) Niedozwolone jest prowadzenie sprzedaży bez posiadania zgody Biblioteki, jak i w miejscach niewyznaczonych przez Bibliotekę; osoby dokonujące takich czynów zostaną usunięte z Konwentu, a w przypadku dokonania szkody zostaną obciążone kosztem ich naprawienia.

g) Zabrania się uczestnikom rejestrowania i udostępniania (streamowania) prelekcji odbywających się na Konwencie. Dozwolone jest natomiast rejestrowanie obrazu oraz głosu przez twórców punktów programu na użytek prywatny oraz z pominięciem rejestrowania danych dotyczących Uczestników, co regulują odpowiednie zapisy prawne.

9. Zasady komunikacji online w oficjalnych kanałach Konwentu

a) Za oficjalne kanały Konwentów uznaje się: fan page Biblioteki Gdynia [LINK] na portalu Facebook, wydarzenie Pasja Minicon 2026 [LINK] na portalu Facebook, fan page Ratel Squad [LINK] na portalu Facebook, profil Pasjaminicon [LINK] na portalu Instagram, profil Pasja Miniconu na TikToku [LINK] oraz strona pasjaminicon.pl.

b) Zasady komunikacji online w oficjalnych kanałach Konwentów określone są przez regulamin Biblioteki, paragraf 5.

10. Konkursy w trakcie Konwentu

a) Konkursy przeprowadzane w ramach Konwentu regulują osobne regulaminy, których treść zostanie przekazana przed rozpoczęciem każdego dnia i będzie dostępna na stronie Pasja Miniconu (http://pasjaminicon.pl) oraz w czasie trwania Konwentu przy ladzie bibliotecznej.

11. Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, iż:

a) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141-143, e-mail: sekretariat@bibliotekagdynia.pl.

b) W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: iod@bibliotekagdynia.pl.

c) Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i realizacji „Konkursu fotograficznego – Cosplayowa Gdynia”, organizowanej przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Gdyni.

d) Podanie danych jest dobrowolne, lecz jest warunkiem niezbędnym do wzięcia udziału w Konkursie.

e) Udział w Konkursie oznacza zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz publikację wizerunku w materiałach promocyjnych Organizatora i Konwentu.

f) Każdy Uczestnik Konkursu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie, a także prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

g) W każdej chwili każdemu Uczestnikowi Konkursu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO lub jego prawnego następcy).

h) Organizator oświadcza, iż dane uczestników Konkursu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

12. Postanowienia końcowe

a) Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują pracownicy i Wolontariusze Biblioteki.

b) Powyższy regulamin obowiązuje Uczestników, Wolontariuszy i Bibliotekę.

c) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne Uczestników Konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą wyłącznie ich sprawcy lub, w przypadku osób niepełnoletnich, ich prawni opiekunowie.

d) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki na terenie Konwentu.

e) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników podczas trwania Konwentu.

f) Uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku w publikacjach poligraficznych i elektronicznych na potrzeby promocji Konwentu i Biblioteki oraz na potrzeby relacji z Konwentu przez zaproszone media, bez ograniczeń czasowych i geograficznych.

g) Nieprzestrzeganie regulaminu może spowodować pozbawienie prawa do uczestnictwa w Konwentach; nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności ani z obowiązku przestrzegania niniejszego regulaminu przez Uczestników Konwentu.

h) W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności, ma ona prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca odbywania się Konwentów bez wcześniejszego uprzedzenia.

i) Biblioteka zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych przed rozpoczęciem Konwentu.

j) W kwestiach spornych Biblioteka oraz jej pracownicy zastrzegają sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji.

k) W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

l) Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu (pasjaminicon.pl).

Aktualizacja: 31.08.2026