1. Postanowienia wstępne i definicyjne
a) Głównym Organizatorem cyklu Pasja Miniconu 2023 (zwanych dalej “Konwentem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143 (dalej: “Biblioteka”).
b) Wszystkich uczestników Konwentu przebywających na terenie Konwentu obowiązuje regulamin Biblioteki (http://bibliotekagdynia.pl/wp-content/uploads/2018/09/01-01.08.2018.pdf) dostępny także do wglądu w każdej filii Biblioteki oraz niniejszy Regulamin.
c) Konwent odbędzie się w dniach 3 i 4 listopada 2023 roku.
d) Konwent odbywa się w Bibliotece z Pasją (al. Zwycięstwa 96/98 (PPNT, bud. IA) 81-451 Gdynia) oraz w pomieszczeniach udostępnionych przez Centrum Konferencyjne Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego (PPNT) al. Zwycięstwa 96/98 81-451 Gdynia.
2. Uczestnictwo w Konwencie
a) Uczestnictwo w Konwencie jest bezpłatne.
b) Uczestnictwo w Konwentach wymaga pobrania bezpłatnego biletu ze strony Evenea. Liczba biletów jest limitowana. Bilety można pobrać przed Konwentem lub w jego trakcie aż do wyczerpania ich limitu.
c) Link do strony Evenea z biletami zostanie opublikowany na wydarzeniu “Pasja Minicon 2023” w portalu Facebook nie później niż miesiąc przed Konwentem.
d) Każdy uczestnik powinien okazać bilet w punkcie akredytacyjnym przy ladzie bibliotecznej, gdzie zostanie on skasowany i wymieniony na identyfikator (przypinkę).
e) Uczestnicy pełnoletni otrzymają dodatkowe oznaczenie na identyfikatorze, które wykorzystane będzie do weryfikacji wieku, koniecznej przy niektórych punktach programu.
f) Przebywanie na terenie Konwentu bez identyfikatora jest dozwolone, jednakże osoby bez identyfikatorów mogą zostać wyproszone z sal prelekcyjnych lub terenu Konwentu w pierwszej kolejności w przypadku przekroczenia liczby osób, które mogą przebywać w pomieszczeniach Konwentu.
g) Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji wideo wybranych przez siebie atrakcji w celach marketingowych i promocyjnych działań Biblioteki zgodnie z regulaminem Biblioteki Gdynia.
h) Udział w wydarzeniu Pasja Minicon 2023 oznacza akceptację niniejszego Regulaminu Pasja Miniconu 2023, Regulaminu wydarzeń i imprez organizowanych przez Bibliotekę Gdynia, a także Polityki Evenea i stanowi wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Uczestnika oraz zgodę na publikację wizerunku na stronie Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni pod adresem www.bibliotekagdynia.pl oraz stronie konwentu pasjaminicon.pl, na stronie społecznościowej w serwisie Facebook pod adresem www.facebook.com/BibliotekaGdynia/, wydarzeniu pod adresem https://www.facebook.com/events/790697652724964 oraz stronie społecznościowej Ratel Squad: https://www.facebook.com/ratelsquad; w serwisie Instagram pod adresem https://www.instagram.com/bibliotekagdynia oraz https://instagram.com/pasjaminicon/.
i) Jeżeli uczestnik jest niepełnoletni, to wraz z rodzicem lub opiekunem prawnym może wziąć udział w wydarzeniu po uprzedniej akceptacji regulaminu.
3. Uczestnicy Konwentu
a) Uczestnicy Konwentu (dalej: “Uczestnicy”) zobowiązani są do przestrzegania regulaminu Biblioteki oraz niniejszego regulaminu Konwentu.
b) Uczestnicy zobowiązani są do noszenia identyfikatora (przypinki) w widocznym miejscu.
c) Uczestnicy poniżej 12. roku życia muszą pozostawać pod opieką rodziców lub opiekunów.
d) Uczestnicy niepełnoletni w wieku od 12 lat powinni posiadać wypełnioną i podpisaną przez opiekuna prawnego zgodą na uczestnictwo w Konwencie zgodną ze wzorem udostępnionym na stronie Konwentu (https://pasjaminicon.pl/wp-content/uploads/2023/09/Zgoda-rodzica-Minicon.docx).
e) W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do Bibliotekarzy przy punkcie Bibliotecznym znajdującym się przy wejściu głównym do Biblioteki z Pasją.
f) Uczestnicy mogą przebywać na fizycznym terenie Konwentu w godzinach określonych w Programie Konwentu.
g) Na terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość, a wszelkie śmieci umieścić w koszach na śmieci bądź w wyznaczonych punktach zbioru odpadów.
h) Każdy Uczestnik na czas przebywania na Konwencie powinien ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
i) Każdy Uczestnik jest zobowiązany do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom pracowników i Wolontariuszy Biblioteki (w tym Straży Miejskiej oraz Policji). Decyzje te są ostateczne, jednak można się od nich odwołać.
j) Każdy Uczestnik zobowiązany jest do traktowania pozostałych Uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z Konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.
k) Uczestnik naruszający prawo, w szczególności powodujący zagrożenie życia, zdrowia, napastujący lub naruszający dobra materialne innych, zostanie usunięty z Konwentu, a sprawa przekazana odpowiednim służbom porządkowym.
l) Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania ograniczeń wiekowych w konkretnych punktach programu. Informacje o ograniczeniach wiekowych znajdują się: w opisach tychże punktów na stronie internetowej, w folderze informacyjnym udostępnionym na stronie oraz w tabeli programowej, przy odpowiednim punkcie programu. Organizatorzy nie odpowiadają za nieprzestrzeganie tej zasady przez Uczestników.
m) W salach znajdujących się w budynkach PPNT obowiązuje całkowity zakaz spożywania jedzenia oraz napojów.
4. Twórcy programu oraz atrakcje na Konwencie
a) Za Twórcę uznaje się każdą osobę prowadzącą bądź współprowadzącą punkt programu w czasie Konwentu.
b) Każdy Twórca na terenie Konwentu identyfikowany jest przez odpowiedni identyfikator (przypinkę o unikalnym wzorze), który zobowiązany jest nosić w trakcie Konwentu w widocznym miejscu.
c) Twórcy zobowiązani są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana. W przypadku rażących uszkodzeń sali podczas jej wydawania, osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są niezwłocznie powiadomić o tym Bibliotekę.
d) Twórcy, którym powierzono sprzęt elektroniczny niezbędny do przeprowadzenia prelekcji, zobowiązani są do zwrócenia go w stanie, w jakim został wydany. W przypadku uszkodzenia sprzętu Twórca lub Uczestnicy mogą być obciążeni kosztami sprzętu do wartości odtworzeniowej.
e) Biblioteka zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konwentu bez konieczności wcześniejszego skonsultowania ich z Uczestnikami.
f) O zmianach w programie Biblioteka będzie informowała najpóźniej w dniu, w którym odbyć się ma dana atrakcja poprzez kanały informacyjne: Facebook (wydarzenie “Pasja Minicon 2023”), na tablicy informacyjnej na Konwencie oraz w punktach informacyjnych.
g) Na wybrane punkty programu (warsztaty, konkursy, sesje RPG i larp) obowiązują zapisy, do których zasady reguluje osobna instrukcja.
5. Wolontariusz
a) Za wolontariusza (“Wolontariusz”) uznaje się osoby zrekrutowane przez Bibliotekę, odpowiednio przeszkolone do pomocy w trakcie Konwentu.
b) Wolontariusz zobowiązany jest do noszenia odpowiedniego, wydanego przez Bibliotekę identyfikatora w widocznym miejscu.
c) Wolontariusze nie odpowiadają za punkty programu.
d) Wolontariusze posługują się językiem polskim i/lub angielskim.
e) Do obowiązków Wolontariuszy należą:
– służba informacyjna,
– śledzenie i udostępnianie informacji w mediach społecznościowych,
– pomoc i asysta gościom Konwentu,
– pomoc i asysta Uczestnikom,
– koordynacja bieżących wydarzeń,
– ścisła współpraca z przedstawicielami Biblioteki.
f) Wolontariusz w czasie trwania Konwentu jest przedstawicielem Biblioteki i ma prawo wyprosić z terenu Uczestnika, który łamie niniejszy regulamin lub swoim zachowaniem uniemożliwia innym korzystanie z atrakcji. Wolontariusz może też zgłosić tę osobę do Organizatorów celem rozwiązania sytuacji.
6. Zasady ogólne
a) Na terenie Konwentu zabrania się prowadzenia działalności politycznej oraz agitacji politycznej; osoby prowadzące taką działalność zostaną usunięte z terenu Konwentu.
b) Osoby nietrzeźwe lub znajdujące się pod wpływem jakichkolwiek środków odurzających, a także zachowujące się w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i zasadami kultury oraz niestosujące się do postanowień obowiązujących Regulaminów (określonych w punkcie 1b), mogą zostać usunięte z terenu Konwentu oraz pozbawione prawa uczestnictwa przez Bibliotekę i występujących w jej imieniu moderatorów oraz Wolontariuszy.
7. Zakazy obowiązujące na terenie Konwentów
a) Określone przez regulamin Biblioteki, paragraf 5. Zabrania się zatem na terenie Konwentu wnoszenia, jak i spożywania alkoholu, palenia papierosów oraz zażywania jakichkolwiek środków odurzających w jakiejkolwiek formie.
b) Na teren Konwentu zabronione jest wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (z wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.
c) Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania otwartego ognia.
d) Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz chodzenia z obnażonymi ostrzami.
e) Samodzielne naklejanie plakatów, ogłoszeń i tym podobnych na fizycznym terenie Konwentu bez zgody Biblioteki jest zabronione.
f) Niedozwolone jest prowadzenie sprzedaży bez posiadania zgody Biblioteki, jak i w miejscach niewyznaczonych przez Bibliotekę; osoby dokonujące takich czynów zostaną usunięte z Konwentu, a w przypadku dokonania szkody zostaną obciążone kosztem ich naprawienia.
g) Zabrania się uczestnikom rejestrowania i udostępniania (streamowania) prelekcji odbywających się na Konwencie. Dozwolone jest natomiast rejestrowanie obrazu oraz głosu przez twórców punktów programu na użytek prywatny oraz z pominięciem rejestrowania danych dotyczących Uczestników, co regulują odpowiednie zapisy prawne.
8. Zasady komunikacji online w oficjalnych kanałach Konwentu
a) Za oficjalne kanały Konwentów uznaje się: fan page Biblioteki Gdynia na portalu Facebook, wydarzenie “Pasja Minicon 2023” na portalu Facebook, fan page Ratel Squad na portalu Facebook, profil Pasjaminicon na portalu Instagram, profil Pasja Miniconu na TikToku oraz strona pasjaminicon.pl
b) Zasady komunikacji online w oficjalnych kanałach Konwentów określone są przez regulamin Biblioteki, paragraf 5.
9. Konkursy w trakcie Konwentu
a) Konkursy przeprowadzane w ramach Konwentu regulują osobne regulaminy, których treść zostanie przekazana przed rozpoczęciem każdego dnia i będzie dostępna na stronie Pasja Miniconu (http://pasjaminicon.pl) oraz w czasie trwania Konwentu przy ladzie bibliotecznej.
10. Postanowienia końcowe
a) Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują pracownicy i Wolontariusze Biblioteki.
b) Powyższy regulamin obowiązuje Uczestników, Wolontariuszy i Bibliotekę.
c) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne Uczestników Konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą wyłącznie ich sprawcy lub, w przypadku osób niepełnoletnich, ich prawni opiekunowie.
d) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki na terenie Konwentu.
e) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników podczas trwania Konwentu.
f) Uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku w publikacjach poligraficznych i elektronicznych na potrzeby promocji Konwentu i Biblioteki oraz na potrzeby relacji z Konwentu przez zaproszone media, bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
g) Nieprzestrzeganie regulaminu może spowodować pozbawienie prawa do uczestnictwa w Konwentach; nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności ani z obowiązku przestrzegania niniejszego regulaminu przez Uczestników Konwentów.
h) W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności, ma ona prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca odbywania się Konwentów bez wcześniejszego uprzedzenia.
i) Biblioteka zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych przed rozpoczęciem Konwentu.
j) W kwestiach spornych Biblioteka oraz jej pracownicy zastrzegają sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji.
k) W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
l) Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu (pasjaminicon.pl).
Opublikowano: 1.08.2023