I. Postanowienia ogólne
1. Głównym Organizatorem Konkursu Cosplayowa Gdynia podczas konwentu „Pasja Minicon 2026” (zwanego dalej „Konkursem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143, 81-401 Gdynia oraz grupa inicjatywna „Ratel Squad” („Organizator”).
2. Konkurs odbywa się w ramach konwentu „Pasja Minicon 2026” („Konwent”) z okazji 100. urodzin miasta Gdyni.
3. W Konkursie nie mogą brać udziału Organizatorzy oraz członkowie Jury Konkursu, a także ich osoby bliskie.
4. Dedykowany adres mailowy do korespondencji z Organizatorami: program@pasjaminicon.pl. W tytule wiadomości należy umieścić słowa: „Konkurs Cosplayowa Gdynia ”.
II. Forma zgłoszeń i warunki uczestnictwa
1. W Konkursie wziąć mogą udział osoby, które ukończyły 13 rok życia w dniu przesłania zgłoszenia. Osoby małoletnie mogą wziąć udział w Konkursie wyłącznie za wiedzą i zgodą opiekuna.
2. Zgłoszenia do Konkursu przyjmowane są wyłącznie poprzez internetowy formularz [LINK] do 25.10.2026 roku, godziny 23:59.
3. Zgłoszenie musi zawierać:
a) link do zdjęcia konkursowego. Osoba zgłaszająca musi posiadać pełnię praw autorskich lub zgodę autora/autorki na dysponowanie i zgłoszenie zdjęcia na Konkurs;
b) link do folderu z wyraźnym skanem, zdjęciem lub podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodą na przetwarzanie wizerunku osoby lub osób utrwalonych na zdjęciu [do pobrania: wersja WORD lub wersja PDF]. W przypadku osoby małoletniej zgodę podpisuje opiekun prawny;
c) link do folderu z dokumentacją przygotowań do wykonania pracy konkursowej. Folder powinien zawierać przynajmniej jedno zdjęcia ukazujące wkład własny w przygotowanie zgłoszenia i potwierdzający wykonanie zdjęcia, nie zaś użycia tzw. generatywnego AI do jego wytworzenia.
4. Zgłoszenia niekompletne nie zostaną przyjęte do Konkursu.
5. Zdjęcie nie może być nieetyczne, wulgarne, wyzywające, zawierać treści erotycznych, przedstawiać zażywania używek i stosowania przemocy. Organizator na etapie weryfikacji zgłoszenia będzie odrzucał zdjęcia, które uzna za zawierające treści niezgodne z dobrym obyczajem.
6. Po zaakceptowaniu zgłoszenia przez Organizatora, osoba zostaje Uczestnikiem Konkursu, a praca przesłana Jurorom do oceny.
7. Zmian w już przesłanych zgłoszeniach można dokonywać najpóźniej do 48h po przesłaniu pracy, poprzez kontakt na adres e-mail: program@pasjaminicon.pl.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnego zgłoszenia bez podawania przyczyny.
III. Zasady Konkursu
1. Uczestnictwo w Konkursie jest bezpłatne i dobrowolne.
2. Każda osoba może zgłosić maksymalnie 3 zdjęcia, z tym że każde zdjęcie musi zostać zgłoszone oddzielnie i nie mogą przedstawiać tego samego.
3. Na zdjęciu mogą znajdować się maksymalnie 4 osoby (nie licząc osób w tle).
4. Prezentowane na zdjęciu stroje muszą przedstawiać postacie z powszechnie dostępnych źródeł kultury. Dozwolone jest czerpanie inspiracji z książek, komiksów, gier, filmów (w tym animowanych), seriali i ilustracji. W razie wątpliwości czy postać kwalifikuje się do Konkursu, prosimy o kontakt z Organizatorem pod dedykowany adres mailowy.
5. Zdjęcie musi mieć minimalną rozdzielczość 1024 pikseli na krótszym boku i być zapisane w formacie .jpeg, .jpg lub .png.
6. Zgłoszone zdjęcie musi być pracą, która nie została wcześniej nagrodzona w konkursie fotograficznym.
7. Do Konkursu mogą zostać zgłoszone zarówno fotografie wykonane specjalnie na potrzeby Konkursu, jak i fotografie wykonane wcześniej, pod warunkiem że są zgodne z tematyką Konkursu i spełniają pozostałe wymagania określone w Regulaminie.
8. Do wykonania prac nie można wykorzystać generatywnego AI.
9. Zgłoszenia ocenia powołane do tego celu przez Organizatora Jury, które podejmuje niezależną i ostateczną decyzję.
10. Ocenie podlegają:
a) podobieństwo do postaci źródłowej,
b) estetyka stroju i rekwizytów,
c) kreatywność zdjęcia i forma przedstawienia tematyki konkursowej (gdyński akcent),
d) estetyka zdjęcia,
e) kompozycja.
11. Rozmiar ciała, karnacja, niepełnosprawność lub inne cechy fizyczne osób na zdjęciu nie podlegają ocenie.
12. Nagrody zostaną przyznane za pierwsze, drugie i trzecie miejsca. Jury Konkursu może, ale nie musi, zdecydować o przyznaniu do trzech wyróżnień według swojego uznania.
13. Nagroda przyznawana jest wyłącznie Uczestnikowi Konkursu, który przesłał zgłoszenie do Konkursu. Ewentualny podział nagrody pomiędzy Uczestnikiem Konkursu, a innymi osobami zaangażowanymi w przygotowanie zdjęcia pozostaje poza odpowiedzialnością Organizatora.
14. Informacja na temat nagród zostanie opublikowana przez Organizatora, najpóźniej na tydzień przed zamknięciem zbierania zgłoszeń na stronie Konwentu i w mediach społecznościowych.
15. Organizator zastrzega sobie prawo, by w wyjątkowych sytuacjach zmienić wysokość Nagrody, nie przyznać jej lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zgłoszeniu, złamania Regulaminu bądź działania w złej woli, Nagrodę odebrać.
16. Osoby nagrodzone w Konkursie zostaną powiadomione o tym fakcie drogą mailową – wiadomość zostanie przesłana na adres podany w zgłoszeniu.
17. Nagrody zostaną wręczone w trakcie odbywającego się na Konwencie Konkursu Cosplay (sobota, 7 listopada 2026 roku).
18. Nagrodzony Uczestnik Konkursu ma 48 godzin na potwierdzenie przyjęcia nagrody i poinformowanie Organizatora o swojej obecności lub nieobecności w trakcie Konwentu.
19. W przypadku braku odpowiedzi na informację o przyznaniu Nagrody, zostanie ona przyznana ponownie przez Jury innemu Uczestnikowi Konkursu.
20. W przypadku, w którym Uczestnik Konkursu lub osoba przez nią wyznaczona, nie będą mogli pojawić się na Konwencie i odebrać nagrody podczas Konkursu Cosplay, Nagrodę będzie można odebrać w Bibliotece z Pasją do 30 dni po wydarzeniu.
IV. Przetwarzanie danych osobowych Uczestnika
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141-143, e-mail: sekretariat@bibliotekagdynia.pl.
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: iod@bibliotekagdynia.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i realizacji „Konkursu fotograficznego – Cosplayowa Gdynia”, organizowanej przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Gdyni.
4. Podanie danych jest dobrowolne, lecz jest warunkiem niezbędnym do wzięcia udziału w Konkursie.
5. Udział w Konkursie oznacza zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz publikację wizerunku w materiałach promocyjnych Organizatora i Konwentu.
6. Każdy Uczestnik Konkursu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie, a także prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. W każdej chwili każdemu Uczestnikowi Konkursu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO lub jego prawnego następcy).
8. Organizator oświadcza, iż dane uczestników Konkursu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
V. Postanowienia końcowe
1. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności ani z obowiązku jego przestrzegania.
2. W przypadku zdarzeń losowych, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania Konkursu, zmiany daty i/lub miejsca bez wcześniejszego uprzedzenia.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni przed zakończeniem zbierania zgłoszeń do Konkursu.
4. W kwestiach spornych Organizator zastrzega sobie prawo do rozstrzygnięć ostatecznych.
5. Pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mail: program@pasjaminicon.pl.
Opublikowano: 11.08.2026r.
Zmodyfikowano: –
Zmiany w: –