Regulamin Konkursu Cosplay

I. Postanowienia wstępne i definicyjne

  1. Organizatorem Konkursu Cosplay podczas konwentu Pasja Minicon (zwanego dalej „Konkursem”) są Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143, 81-401 Gdynia (dalej „Biblioteka”) oraz grupa inicjatywna „Ratel Squad” (zwanymi dalej „Organizatorami”).
  2. Konkurs odbędzie się w trakcie konwentu „Pasja Minicon 2026” (zwanego dalej „Konwentem”), 7 listopada 2026 roku, w Bibliotece z Pasją [al. Zwycięstwa 96/98 (PPNT, bud. IA) 81-451 Gdynia] lub w pomieszczeniach udostępnionych przez Centrum Konferencyjne Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego (PPNT) (al. Zwycięstwa 96/98 81-451 Gdynia).
  3. W Konkursie nie mogą brać udziału Organizatorzy, ich współpracownicy oraz Jury Konkursu, a także ich osoby bliskie.
  4. W poniższym regulaminie pojawiają się pojęcia:
    1. Uczestnik – osoba zakwalifikowana do Konkursu Cosplay.
    2. Pomocnik – osoba towarzysząca Uczestnikowi w trakcie Konkursu. Może również pomagać w występie jako pomocnik sceniczny (tzw. stage ninja).
    3. Grafika referencyjna (tzw. refka) – grafika, na podstawie której Uczestnik tworzy prezentowany na Konkursie kostium.
  5. Zadaniem Uczestników Konkursu jest własnoręczne wykonanie kostiumu na podstawie Grafiki referencyjnej i zaprezentowanie go przed Jurorami w trakcie Rundy Jury oraz zaprezentowanie autorskiego występu na scenie w trakcie Konkursu.
  6. Wszystkich Uczestników i Pomocników obowiązują regulaminy Biblioteki Gdynia: Regulamin Biblioteki [LINK] i Regulamin wydarzeń i imprez [LINK], regulamin Konwentu [LINK] i niniejszy regulamin.
  7. Dedykowany adres mailowy do korespondencji z Organizatorami: program@pasjaminicon.pl. W tytule wiadomości należy umieścić słowa: „Konkurs Cosplay”.

II. Zgłoszenia do Konkursu Cosplay

  1. W Konkursie wziąć mogą udział osoby, które ukończyły 13. rok życia w dniu Konkursu (tj. 7 listopada 2026 roku).
  2. W Konkursie mogą wziąć udział wyłącznie Uczestnicy Konwentu, tzn. muszą posiadać bilet na Konwent i przejść pozytywnie akredytację.
  3. Uczestnik zgłasza się przez internetowy formularz [LINK].
  4. Zgłoszenia będą przyjmowane do 25.10.2026 roku do godziny 23:59.
  5. Rozpatrywane będą kompletne zgłoszenia nadesłane przez internetowy formularz.
  6. Zgłoszenia wysłane po terminie i niekompletne nie będą brane pod uwagę.
  7. Zgłoszenia muszą zawierać:
    1. dokładny opis stroju,
    2. dokładny opis scenki,
    3. Grafikę/Grafiki referencyjne,
    4. zdjęcia z procesu przygotowywania stroju,
    5. zdjęcie gotowego lub niemal gotowego stroju,
    6. zdjęcie wszystkich rekwizytów,
    7. spis elementów wykonanych i niewykonanych własnoręcznie,
    8. opcjonalnie: 1 plik audio lub wideo, jako podkład do występu scenicznego.
  8. Zdjęcia z procesu przygotowywania stroju to czytelne zdjęcia pokazujące pracę nad strojem, udowadniające wykonaną pracę własną Uczestnika.
  9. W przypadku przesyłania plików audiowizualnych: akceptujemy multimedia wyłącznie jako pojedynczy plik w rozszerzeniu .mp3 lub .mp4, na zasadzie jeden występ = jeden plik.
  10. Uczestnik odpowiada za jakość materiału. Uczestnik, zgłaszając się do Konkursu, oświadcza zarazem, że ma prawo do wykorzystywania nadesłanych utworów, które będą użyte podczas występów. Organizator ma prawo odrzucić nadesłane materiały, jeżeli są one złej jakości lub istnieją przesłanki wskazujące na brak zgody.
  11. Uczestnicy NIE będą używać mikrofonów w trakcie występu. Wszelkie dialogi, efekty dźwiękowe
    i monologi należy zaplanować i umieścić w przesłanym pliku.
  12. Na każdym etapie Konkursu zabronione jest używanie wulgarnego języka oraz zachowanie o charakterze obscenicznym.
  13. Istnieje możliwość zgłoszenia grupowego. Grupa może liczyć maksymalnie 2 osoby. Wówczas jedna osoba zgłasza się w imieniu grupy. Do zgłoszenia należy wówczas dołączyć dokumentację pracy
    nad oboma strojami.
  14. Zmian w informacjach zawartych w przesłanym przez Uczestnika zgłoszeniu można dokonywać najpóźniej do 25.10.2026 roku do godziny 23:59, poprzez kontakt na adres e-mail: program@pasjaminicon.pl.
  15. Organizator dokonuje wyboru Uczestników do Konkursu.
  16. Osoby, które zgłosiły się do Konkursu, zostaną powiadomione o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu zgłoszenia najpóźniej do dnia 01.11.2026 roku do godziny 23:59. Wiadomość ta zostanie przekazana drogą mailową, z adresu program@pasjaminicon.pl, na adresy mailowe Uczestników, które podali w formularzu zgłoszeniowym.
  17. Uczestnicy zakwalifikowani do udziału w Konkursie otrzymają dodatkowo elektroniczną kartę zgłoszeniową. W przypadku Uczestników niepełnoletnich kartę zgłoszeniową wypełniają ich rodzice lub prawni opiekunowie. W związku z tym w formularzu zgłoszeniowym należy pamiętać, aby podać adres mailowy rodzica lub prawnego opiekuna. W przypadku trudności z wypełnieniem elektronicznej wersji karty zgłoszeniowej możliwe jest uzyskanie pomocy lub skorzystanie z alternatywnej wersji papierowej. W tym celu prosimy o kontakt mailowy.
  18. Uczestnik staje się Uczestnikiem Konkursu w momencie, gdy odeśle potwierdzenie uczestnictwa drogą mailową w odpowiedzi na wiadomość od Organizatora o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, a także uzupełni dołączoną kartę zgłoszeniową. Uczestnicy mają na to czas do dnia 04.11.2026 roku do godziny 23:59. W przypadku braku potwierdzenia Organizator może zaprosić inną osobę lub zdecydować o skróceniu Konkursu Cosplay.
  19. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnego zgłoszenia, bez podawania przyczyny, a w szczególności zgłoszenia: niekompletnego; nieodpowiedniego dla osób nieletnich lub o treści powszechnie uznawanej za niewłaściwą.

III. Zasady i warunki uczestnictwa w Konkursie Cosplay

  1. Uczestnictwo w Konkursie jest bezpłatne i dobrowolne. Uczestnik, przystępując do Konkursu Cosplay, akceptuje zawarte w niniejszym regulaminie postanowienia.
  2. Strój Uczestnika musi być wykonany w całości lub prawie w całości samodzielnie, nie mniej niż w 75%. W procent wykonania stroju można nie wliczać peruki, butów i soczewek.
  3. Zwycięzcy zostaną wybrani przez trzyosobowe Jury Konkursowe („Jury”). Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, której wynik zależy od przypadku (przeprowadzenia losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).
  4. Prezentowane kostiumy muszą przedstawiać postacie z powszechnie dostępnych źródeł kultury. Dozwolone jest czerpanie inspiracji z książek, komiksów, gier, filmów (w tym animowanych), seriali i ilustracji. W razie wątpliwości, czy postać kwalifikuje się do danych źródeł, prosimy o kontakt drogą mailową: program@pasjaminicon.pl, w temacie wiadomości wpisując „Konkurs Cosplay”.
  5. Zgłoszony strój nie może być strojem, który został już nagrodzony główną nagrodą w żadnym innym konkursie cosplay.
  6. Prezentacja stroju na scenie powinna mieć formę występu scenicznego i nie może ograniczać się wyłącznie do prezentacji typu „catwalk”.
  7. Prezentacja i strój nie mogą zawierać motywów powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe, w tym m.in. nie mogą zawierać odwołań politycznych, obrażać mniejszości seksualnych oraz etnicznych.
  8. Elementy stroju nie mogą być przedmiotami niebezpiecznymi w rozumieniu pkt 8b Regulaminu Konwentu.
  9. Organizator może wyrazić zgodę na użycie modela lub modelki celem prezentacji stroju, jeżeli został o tym powiadomiony w formularzu zgłoszeniowym. W takim przypadku Nagrodę za wykonanie stroju może otrzymać tylko twórca stroju, a Nagrodę za występ sceniczny tylko model lub modelka.
  10. Uczestnik może zgłosić tylko jeden strój (w przypadku grupy – po jednym stroju na osobę z grupy).
  11. Pomocnik Uczestnika może dodatkowo pełnić funkcję pomocnika scenicznego (tzw. stage ninja), pod warunkiem że pozostanie niewidoczny dla publiczności podczas występu.
  12. Występ Uczestnika trwa od trzydziestu sekund (30s) do jednej minuty i trzydziestu sekund (1min 30 sek). W przypadku grupy czas występu zostaje wydłużony do dwóch minut (2min).
  13. Nieuzasadnione przedłużenie czasu występu może wiązać się z obniżeniem oceny przez Jurorów lub dyskwalifikacją.
  14. Liczba występów w Konkursie jest ograniczona do 20.

IV. Przebieg Konkursu

  1. W dniu Konkursu Uczestnicy są zobowiązani do osobistego zgłoszenia się do Organizatora do godziny 12:00. Organizator powiadomi Uczestników drogą mailową o miejscu, w którym będą mogli się do niego zgłaszać.
  2. Jeżeli Uczestnik wie, że nie będzie mógł wziąć udziału w Konkursie, jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Organizatora o tym fakcie.
  3. Konkurs jest podzielony na pięć etapów:
    1. runda jury,
    2. próba sceniczna,
    3. występ właściwy,
    4. wyniki,
    5. feedback od jurorów (dobrowolny).
  4. Wszystkie etapy odbędą się w sobotę, tj. 7 listopada.
  5. Uczestnicy zostaną poinformowani o szczegółowym harmonogramie Konkursu drogą mailową.
  6. Uczestnik jest zobowiązany do wzięcia udziału w czterech pierwszych etapach Konkursu (runda jury, próba sceniczna, występ właściwy i wyniki). Nieobecność na którymkolwiek z obowiązkowych etapów jest jednoznaczna z rezygnacją z Konkursu.
  7. W wyjątkowych sytuacjach Organizator zastrzega sobie prawo do ewentualnego przeprowadzenia rundy jury w piątek w godzinach trwania Konwentu, tj. 6 listopada pomiędzy 15:00–20:00.
  8. Runda jury to indywidualne spotkanie Uczestnika z Jurorami, trwające niedłużej niż 7 minut. W trakcie spotkania Uczestnik zaprezentuje strój i rekwizyty, opowie o nich i odpowie na pytania dotyczące ich wykonania.
  9. Próba sceniczna to dla Uczestnika możliwość zapoznania się ze sceną i weryfikacji scenariusza, rozmieszczenia rekwizytów oraz multimediów. Odbywa się bez publiczności.
  10. Uczestnik może wprowadzać zmiany do scenariusza wystąpienia nadesłanego w formularzu najpóźniej do czwartku 5 listopada do godz. 23:59. Późniejsze zmiany w scenariuszu, multimediach, zgłaszaniu Pomocników czy rozmieszczeniu i rodzaju rekwizytów scenicznych muszą zostać skonsultowane z Organizatorem i mogą nie zostać zaakceptowane. Nieuzgodnione odstępstwa od zatwierdzonej przez Organizatora wersji mogą skutkować dyskwalifikacją.
  11. Na prośbę Uczestnika (nadesłaną nie później niż 4 listopada do końca dnia), Organizator w ramach rekwizytów scenicznych do występu może zapewnić: jeden stół i dwa krzesła.
  12. W trakcie występu mogą zostać wykorzystane rekwizyty zgłoszone przez Uczestnika. Przyniesione przez Uczestnika rekwizyty wnosi na scenę  wyłącznie obsługa techniczna Konkursu, poza czasem trwania występu to Uczestnik lub jego ewentualny Pomocnik sceniczny są odpowiedzialni za noszenie i pilnowanie własnych rekwizytów. Ewentualne zmiany w tym zakresie należy zgłosić do 4 listopada do końca dnia.
  13. Uczestnicy są odpowiedzialni za konstrukcję i wytrzymałość przyniesionych przez siebie rekwizytów. Akcesoria muszą być na tyle solidne i stabilne, żeby mogły być przenoszone bez konieczności zachowywania szczególnej ostrożności i mogły stać samodzielnie na scenie.
  14. Organizator ma prawo nie dopuścić do wykorzystania rekwizytu, który uzna za niebezpieczny lub niestosowny.
  15. Harmonogram występów właściwych ustala Organizator. Harmonogram zostanie przesłany Uczestnikom drogą mailową przed Konkursem. W nagłych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu w dowolnym momencie trwania Konkursu.
  16. Schemat występu jest następujący: rekwizyty i multimedia zostają przygotowane według zapisów z formularza i ustaleń z Organizatorem. Następnie Uczestnik zostaje zapowiedziany przez konferansjera. Uczestnik rozpoczyna występ nieprzekraczający ustalonego czasu. Uczestnik opuszcza scenę.
  17. Scena, na której odbywa się Konkurs, jest prostokątna i ma wymiary co najmniej 8 metrów długości i 2,5 metra szerokości. Organizator zastrzega sobie prawo, po uprzednim poinformowaniu Uczestników, do zmian charakteru i rozmiaru sceny.
  18. Podczas próby oraz występu właściwego Uczestnik zobowiązany jest do zachowania szczególnej ostrożności, w tym bezpiecznego odstępu od krawędzi sceny. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie zasad bezpieczeństwa podczas swojego występu.
  19. Organizator zastrzega sobie prawo do przerwania występu w przypadku podejrzenia, że może stanowić zagrożenie dla Uczestnika lub innych osób.
  20. Każdy przypadek upomnienia lub dyskwalifikacji rozpatrywany jest indywidualnie przez Organizatora.

V. Ocena Uczestników i nagrody

  1. Ocenie w trakcie Konkursu podlegają:
    1. wierność odtworzenia stroju i rekwizytów na podstawie nadesłanych przez Uczestnika Grafik referencyjnych,
    2. jakość wykonania stroju i rekwizytów,
    3. złożoność i techniki wykorzystane do wykonania stroju i rekwizytów,
    4. aktorstwo i inscenizacja (praca Pomocnika scenicznego ma wpływ na ocenę),
    5. kreatywność,
    6. jakość mediów i wykorzystanie rekwizytów scenicznych,
    7. całokształt.
  2. Ocenie nie podlegają: ciało, karnacja lub inne cechy fizyczne Uczestnika.
  3. Jury jest jedynym organem decyzyjnym w kwestii oceniania Uczestników i przyznawania nagród. Organizatorzy nie mają wpływu na podjęte przez Jury decyzje.
  4. Nagrody przyznawane są w następujących kategoriach:
    1. Grand Prix – nagroda główna przyznawana osobie o najwyższej sumarycznej ocenie we wszystkich ocenianych kategoriach,
    2. Najlepsze wykonanie stroju,
    3. Najlepszy występ sceniczny,
    4. Najlepszy gdyński akcent – nagroda przyznawana za najciekawsze i najbardziej kreatywne nawiązanie do Gdyni, które może być zawarte w stroju, rekwizytach i/lub występie scenicznym Uczestnika,
    5. opcjonalne wyróżnienia są przewidziane, ale nie muszą zostać przyznane.
  5. W przypadku występów grupowych stroje oceniane są indywidualnie, natomiast występ łącznie. W przypadku wygranej grupy nagroda nie ulega powiększeniu. Zostaje ona wręczona osobie, która zgłosiła grupę, a jej podział jest niezależny od Organizatora.
  6. Organizator zastrzega, że Jury ma prawo do nieprzyznania nagrody, w kategorii “Najlepszy gdyński akcent”, jeżeli żadne ze zgłoszeń nie spełni kryteriów oceny w stopniu uzasadniającym jej przyznanie.
  7. Decyzja Jury jest nieodwołalna i nie podlega zaskarżeniu.
  8. Informacja na temat nagród zostanie opublikowana przez Organizatora najpóźniej na tydzień przed zamknięciem zbierania zgłoszeń w mediach społecznościowych Konwentu.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo, by w wyjątkowych sytuacjach zmienić wysokość nagrody lub ją odebrać.

VI. Zakazy obowiązujące podczas Konkursu

  1. W zależności od rangi przewinienia, Organizatorzy mogą wystosować upomnienie lub dokonać dyskwalifikacji Uczestnika. Mogą odmówić takiej osobie dalszego udziału w bieżącym Konkursie lub przyszłych edycjach, nie uwzględnić w punktacji końcowej lub zażądać natychmiastowego opuszczenia terenu Konwentu.
  2. Uczestników obowiązuje bezwzględny zakaz:
    1. używania otwartego ognia,
    2. używania świec dymnych,
    3. rozlewania płynnych substancji,
    4. chodzenia z obnażonymi ostrzami,
    5. wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (z wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji,
    6. zrzucanie lub rozrzucanie na scenie rzeczy drobnych i trudnych do pozbierania, np. konfetti, piór, brokatu,
    7. używania płynów, np. pełnych butelek, pistoletów na wodę i innych płynów w zamkniętych butelkach.
  3. Uczestnik nie może być pod wpływem alkoholu oraz żadnych innych środków odurzających.
  4. Niedopuszczalne jest:
    1. używanie wulgarnego języka oraz zachowanie obsceniczne lub naruszające dobra osób trzecich,
    2. celowe zniszczenie lub uszkodzenie stroju, rekwizytów lub scenografii należącej do innego Uczestnika,
    3. zachowanie niesportowe, w szczególności brak kultury wobec innych Uczestników lub obsługi Konwentu,
    4. przemoc werbalna lub fizyczna,
    5. uszkodzenie lub zabrudzenie rekwizytów, sceny lub jej elementów udostępnianych przez Organizatora.
  5. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie przez koordynatora Konkursu.
  6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za swoje zachowanie podczas Konkursu.

VII. Przetwarzanie danych osobowych Uczestnika

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141-143, e-mail: sekretariat@bibliotekagdynia.pl.
  2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: iod@bibliotekagdynia.pl
  3. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i realizacji „Konkursu Cosplay”, organizowanej przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Gdyni.
  4. Podanie danych jest dobrowolne, lecz jest warunkiem niezbędnym do wzięcia udziału w Konkursie.
  5. Udział w Konkursie oznacza zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz publikację wizerunku w materiałach promocyjnych Organizatora i Konwentu.
  6. Każdy Uczestnik Konkursu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie, a także prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  7. W każdej chwili każdemu Uczestnikowi Konkursu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO lub jego prawnego następcy)
  8. Organizator oświadcza, iż dane uczestników Konkursu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

VIII. Postanowienia końcowe

  1. Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu sprawują pracownicy i wolontariusze Biblioteki.
  2. Powyższy regulamin obowiązuje Uczestników, Pomocników i Organizatorów.
  3. Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Uczestników Konkursu Cosplay. Odpowiedzialność za szkody powstałe z winy Uczestnika ponosi sam Uczestnik, a w przypadku osób niepełnoletnich – ich opiekunowie prawni.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki.
  5. Przystępując do udziału w Konkursie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowego, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności ani z obowiązku jego przestrzegania.
  6. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konkursu, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania Konkursu, zmiany daty i/lub miejsca bez wcześniejszego uprzedzenia.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni przed rozpoczęciem Konkursu.
  8. W kwestiach spornych Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji.
  9. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
  10. Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu (pasjaminicon.pl).
  11. Pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mail: program@pasjaminicon.pl

Opublikowano: 1.09.2026

Scroll to top