1. Postanowienia wstępne i definicyjne
a) Głównym Organizatorem Konwentu Pasja Minicon 2021 (zwanego dalej “Konwentem”) jest Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni, ul. Świętojańska 141–143 (dalej: “Biblioteka”).
b) Wszystkich uczestników Konwentu przebywających na terenie Konwentu obowiązuje regulamin Biblioteki (http://bibliotekagdynia.pl/wp-content/uploads/2018/09/01-01.08.2018.pdf) dostępny także do wglądu w każdej filii Biblioteki oraz niniejszy Regulamin.
c) Konwent odbywa się w formie hybrydowej: online oraz w lokalizacji fizycznej. Do jego realizacji zostaną wykorzystane pomieszczenia Biblioteki, filia Biblioteki z Pasją Zwycięstwa 96/98 (PPNT, bud. IA) 81-451 Gdynia i pomieszczenia udostępnione przez Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia aleja Zwycięstwa 96/98 81-451 Gdynia (dalej: teren fizyczny Konwentu) oraz server Discord Miniconu (dalej: przestrzeń online Konwentu)
d) Ze względu na stan epidemiologiczny organizatorzy i inne osoby przebywające na terenie fizycznym Konwentu muszą przestrzegać zaleceń Ministerstwa rozwoju dla bibliotek (https://www.gov.pl/web/rozwoj/biblioteki) aktualnych w dniach trwania Konwentu – 5–7 listopada 2021, Zarządzenia nr 01-24/08/2020 w związku z wprowadzeniem Regulaminu korzystania z oferty edukacyjnej i kulturalnej w Bibliotece w celu zapobiegania rozprzestrzenianiu COVID-19 oraz regulaminu Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego.
e) Ze względów bezpieczeństwa oraz epidemiologicznych Biblioteka zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby osób przebywających w salach na fizycznym terenie Konwentu. Szczegółowe limity osób przebywających w salach zostaną opublikowane najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem Konwentu i będą zgodne z regulaminami wymienionymi w pkt. 1 d).
2. Uczestnictwo w Konwencie
a) Uczestnictwo w Konwencie jest bezpłatne.
b) Uczestnictwo w Konwencie wymaga rejestracji w przypadku uczestnictwa na terenie fizycznym Konwentu. Uczestnictwo online nie wymaga rejestracji i jest dostępne poprzez następujące technologie: Jitsi, Discord, Facebook.
c) Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji wideo i streamingu wybranych przez siebie paneli po uprzednim ustaleniu tego z twórcami programu oraz gośćmi.
3. Uczestnicy Konwentu
a) Uczestnicy Konwentu (dalej: “Uczestnicy”) zobowiązani są do przestrzegania regulaminu Biblioteki oraz niniejszego regulaminu Konwentu.
b) Każda osoba, która zostanie zaakredytowana jako uczestnik na fizycznym terenie konwentu otrzyma identyfikator (przypinkę) i zobowiązana do jej noszenia w trakcie trwania Konwentu.
c) Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest do noszenia przypinki w widocznym miejscu.
d) W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do Bibliotekarzy przy punkcie Bibliotecznym znajdującym się przy wejściu głównym do Biblioteki.
e) Uczestnicy Konwentu mogą przebywać na jego fizycznym terenie od momentu jego rozpoczęcia do zakończenia atrakcji w sobotę 6 listopada, z wyłączeniem przerwy nocnej: 21 w piątek – 10:00 w sobotę. Atrakcje w niedzielę 7 listopada będą miały wyłącznie formę online.
f) Na fizycznym terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość oraz posprzątać pomieszczenia, w których się przebywało.
g) Każdy Uczestnik na czas przebywania na fizycznym terenie Konwentu powinien ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
h) Każdy Uczestnik jest zobowiązany do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom pracowników i wolontariuszy Biblioteki (w tym obsługi i ochrony obiektu, w którym znajduje się teren fizyczny konwnetu oraz moderatorów występujących w imieniu Biblioteki określanych jako “Ratel”, “Mode Ratel” oraz “Organizator” i “Koordynator”). Decyzje te są ostateczne, jednak można się od nich odwołać.
i) Każdy Uczestnik zobowiązany jest do traktowania pozostałych Uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z Konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.
j) Uczestnik naruszający prawo, w szczególności powodujący zagrożenie życia, zdrowia, napastujący lub naruszający dobra materialne innych, zostanie usunięty z przestrzeni online Konwentu, a sprawa przekazana odpowiednim służbom porządkowym.
k) Każdy Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania ograniczeń wiekowych w konkretnych punktach programu. Informacje o ograniczeniach wiekowych znajdują się: w opisach tychże punktów na stronie internetowej, w folderze informacyjnym udostępnionym na stronie, jak również jest to zaznaczone na początku każdego punktu programu. Organizatorzy nie odpowiadają za nieprzestrzeganie tej zasady przez Uczestników.
4. Twórcy programu oraz atrakcje na Konwencie
a) Każdy Twórca na fizycznym terenie Konwentu identyfikowany jest za pomocą przypinki.
b) Biblioteka zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konwentu bez konieczności wcześniejszego konsultowania ich z Uczestnikami; o zmianach w programie Biblioteka będzie informowała najpóźniej w dniu, w którym odbyć się ma dana atrakcja poprzez kanały informacyjne: Facebook (wydarzenie “Pasja Minicon 2021”), na dedykowanym kanale na platformie Discord oraz tablicach informacyjnych na fizycznym terenie konwentu.
c) Osoby prowadzące punkty programu na fizycznym terenie Konwentu zobowiązane są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana. W przypadku rażących uszkodzeń sali podczas jej wydawania, osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są niezwłocznie powiadomić o tym Bibliotekę.
5. Zasady ogólne
a) Na terenie Konwentu (fizycznym i online) zabrania się prowadzenia działalności politycznej oraz agitacji politycznej; osoby prowadzące taką działalność zostaną usunięte z terenu Konwentu.
b) Osoby nietrzeźwe lub znajdujące się pod wpływem jakichkolwiek środków odurzających, a także zachowujące się w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i zasadami kultury oraz niestosujące się do postanowień obowiązujących Regulaminów (określonych w punkcie 1c), mogą zostać usunięte z terenu Konwentu (fizycznego i online) oraz pozbawione prawa uczestnictwa przez Bibliotekę i występujących jej imieniu moderatorów oraz wolontariuszy.
6. Zakazy obowiązujące na fizycznym terenie Konwentu
a) Określone przez regulamin Biblioteki, paragraf 5. Zabrania się zatem na terenie Konwentu palenia papierosów, picia alkoholu oraz zażywania jakichkolwiek środków odurzających.
b) Na fizycznym terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających w jakiejkolwiek formie.
c) Na teren Konwentu zabronione jest wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21. maja 1999r. o broni i amunicji.
d) Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania otwartego ognia.
e) Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz chodzenia z obnażonymi ostrzami.
f) Na salach Konwentowych obowiązuje całkowity zakaz spożywania napojów i posiłków. Zakaz ten nie obowiązuje we foyer budynków PPNT.
g) Uczestników obowiązuje całkowity zakaz wchodzenia do biur i pomieszczeń w budynkach PPNT, które nie są oznaczone jako pomieszczenia konwentowe.
h) Samodzielne naklejanie plakatów, ogłoszeń i tym podobnych na fizycznym terenie Konwentu bez zgody Biblioteki jest zabronione. Niedozwolone jest również prowadzenie sprzedaży bez posiadania zgody Biblioteki oraz w miejscach nie wyznaczonych przez Bibliotekę; osoby dokonujące takich czynów zostaną usunięte z terenu Konwentu, a w przypadku dokonania szkody na rzecz Biblioteki zostaną obciążone kosztem ich naprawienia.
i) Na fizycznym terenie konwentu działa strefa wystawców, zasady jej funkcjonowania reguluje regulamin strefy wystawców.
7. Zasady komunikacji online w oficjalnych kanałach Konwentu
a) Za oficjalne kanały Konwentu uznaje się: fan page Biblioteki Gdynia na portalu Facebook, wydarzenie “Pasja Minicon 2021” na portalu Facebook, fan page Ratel Squad na portalu Facebook, dedykowany kanał Discord, wskazane w programie wydarzenia pokoje Jitsi.
b) Zasady komunikacji online w oficjalnych kanałach Konwentu określone są przez regulamin Biblioteki, paragraf 5.
c) W sytuacji uczestnictwa online zabrania się deklarowania i ukazywania palenia papierosów, picia alkoholu oraz zażywania jakichkolwiek środków odurzających przez Uczestników.
d) Niedozwolone jest prowadzenie sprzedaży na oficjalnych kanałach online – promocja twórczości własnej jest dozwolona, ale realizacja transakcji sprzedaży tejże twórczości nie może być prowadzona na kanałach oficjalnych. Osoby dokonujące takich czynów zostaną usunięte z terenu Konwentu, a w przypadku dokonania szkód na rzecz Biblioteki, zostaną obciążone kosztem ich naprawienia.
e) Zabrania się uczestnikom rejestrowania i udostępniania (streamowania) prelekcji odbywających się na Konwencie. Dozwolone jest natomiast rejestrowanie obrazu oraz głosu przez twórców punktów programu na użytek prywatny oraz z pominięciem rejestrowania danych dotyczących Uczestników, co regulują odpowiednie zapisy prawne.
8. Konkursy w trakcie Konwentu
a) Konkursy przeprowadzane w ramach Konwentu regulują osobne regulaminy, których treść zostanie przekazana przed rozpoczęciem każdego dnia i będzie dostępna na stronie Konwentu (http://pasjaminicon.pl) oraz w czasie trwania Konwentu przy ladzie bibliotecznej.
9. Pomoc wolontaryjna
a) Podczas Konwentu będą obecni wolontariusze.
b) Wolontariusze posługują się językiem polskim i/lub angielskim.
c) Wolontariusze nie odpowiadają za punkty programu.
d) Do obowiązków wolontariuszy należą:
- Moderacja,
- Służba informacyjna,
- Śledzenie i udostępnianie informacji w mediach społecznościowych,
- Pomoc i asysta gościom Konwentu,
- Pomoc i asysta Uczestnikom,
- Koordynacja bieżących wydarzeń,
- Ścisła współpraca z przedstawicielami Biblioteki.
e) Wolontariusz w czasie trwania Konwentu jest przedstawicielem Biblioteki i ma prawo wyprosić z terenu Uczestnika, który łamie niniejszy regulamin lub swoim zachowaniem uniemożliwia innym korzystanie z atrakcji. Wolontariusz może też zgłosić tę osobę do organizatorów celem rozwiązania sytuacji.
10. Postanowienia końcowe
a) Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują pracownicy i wolontariusze Biblioteki.
b) Powyższy regulamin obowiązuje Uczestników, wolontariuszy i Bibliotekę.
c) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne Uczestników Konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą wyłącznie ich sprawcy lub, w przypadku osób niepełnoletnich, ich prawni opiekunowie.
d) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki na terenie fizycznym Konwentu.
e) Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników podczas trwania Konwentu.
f) Uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku w publikacjach poligraficznych i elektronicznych na potrzeby promocji Konwentu i Biblioteki oraz na potrzeby relacji z Konwentu przez zaproszone media, bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
g) Nieprzestrzeganie regulaminu może spowodować pozbawienie prawa do uczestnictwa w Konwencie; nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności ani z obowiązku przestrzegania niniejszego regulaminu przez Uczestników Konwentu.
h) W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności, ma ona prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca odbywania się Konwentu bez wcześniejszego uprzedzenia.
i) Biblioteka zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych przed rozpoczęciem Konwentu.
j) W kwestiach spornych Biblioteka oraz jej pracownicy zastrzegają sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji.
k) W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
l) Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu oraz na wydarzeniu.